Zur Sache mit Martin Kahl: Worauf kommt es bei digitalen Events an?

Die Event-Branche ist im Umbruch. Digitale und hybride Events sind zwangsläufig en vogue. Im Zur-Sache-Interview erläutert Martin Kahl, Geschäftsführer der AUSSENBORDER Filmproduktion GmbH, die Erfolgsfaktoren solcher Events und warum es entscheidend ist, die Teilnehmer bestmöglich einzubeziehen.

31. März 2021

Zur Sache mit Martin Kahl: Worauf kommt es bei digitalen Events an? — © AUSSENBORDER Filmproduktion GmbH

Lieber Martin, im vergangenen Jahr habt Ihr Euer Portfolio als Filmproduktionsunternehmen um die Planung und Durchführung digitaler und hybrider Events erweitert. Wie hast Du diese Veränderung erlebt, was hast Du seitdem gelernt?

Das stimmt – und seitdem haben wir viel dazugelernt. Für uns war die Weiterentwicklung zur Full-Service-Agentur für digitale Events der nächste logische Schritt. Im letzten Jahr haben wir für eine Reihe namhafter Unternehmen digitale Events realisiert. Das kam nicht von ungefähr, da wir bereits vor der Pandemie für Konferenzen und Messen wie das OMR-Festival in Hamburg oder die Hinterland of things in Bielefeld passgenaue Show-Konzepte entwickelt und umgesetzt haben. Die Medientechnik wurde – und wird auch in Zukunft – aufgrund der Größe und des Umfangs immer von technischen Dienstleistern gestellt. Anders sieht es jetzt bei kleineren, rein digitalen Veranstaltungen ohne großes Publikum aus. Sie lassen sich durchaus mit weniger Aufwand realisieren. Heute übernehmen wir daher neben Konzeption und Regie auch die technische Realisierung und setzen seit Mai 2020 digitale Events in unserem eigenen Streaming-Studio in der Hafencity um – oder in der Wunsch-Location des Kunden.

Dabei gilt: nicht jedes Event eignet sich für eine digitale Umsetzung – zumal ein echter persönlicher Austausch ohnehin nicht zu ersetzen ist. Aber die Formate lassen sich digital neu denken. Mit unserem „Virtual Event Space“ in der Hamburger Hafencity haben wir eine digitale Bühne für Konferenzen, moderierte Talks und Produktpräsentationen geschaffen. Unser Ansatz war und ist, digitale Events so menschlich und echt wie möglich zu halten, um Emotionen live und direkt zu transportieren. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen geht es darum, sich attraktiv und spannend zu präsentieren, live mit dem Publikum zu interagieren und die eigenen Botschaften einem großen Publikum nahezubringen. Immer mit dem Ziel, damit möglichst viel Begegnung, Spirit und Motivation bei den Studiogästen und dem Publikum zu entfachen. Bisher ist uns das gut gelungen. Das motiviert uns unheimlich.

Ein digitales Live-Event zu veranstalten, klingt in der Tat nach einer komplexen Herausforderung. Gibt es Faktoren, die hier erfolgsentscheidend sind – unabhängig vom Unternehmen und seinen individuellen Anforderungen?

Auch wenn es eine Selbstverständlichkeit ist: Die Technik muss einwandfrei laufen. Sie muss zur Nebensache werden, damit sich alle Beteiligten zu einhundert Prozent auf die Inhalte und die Show konzentrieren können. Daneben sind aus meiner Sicht folgende Dinge bei der Planung und Durchführung wichtig:

Analog ist nicht gleich digital: Digitale Events müssen anders konzeptioniert und geplant sein als physische Events. Es gibt Parallelen, klar. Dazu gehört aus meiner Sicht, dass die Inszenierung mindestens genauso gut sein sollte wie bei Vor-Ort-Veranstaltungen. Ein packendes Motion-Design ist Pflicht, ebenso abwechslungsreicher Content und eine klare Struktur. Doch es braucht mehr Sorgfalt und Gründlichkeit bei der Vorbereitung und Durchführung, mit ausreichend Zeit für Proben und um Moderatoren und Gäste in die Studiotechnik einzuweisen.
Abwechslung ist Trumpf: Countdown, animiertes Intro, Begrüßung und Erklärung der interaktiven Möglichkeiten für das Publikum, Kapitel-Teaser, Vorträge, interaktive Diskussionen und Talkrunden – je mehr Abwechslung, desto besser. Wichtig sind auch Pausen, in denen das Publikum den Bildschirm verlassen kann, ohne etwas zu verpassen.
Übung macht den Meister: In welche Kamera schaue ich? Wann und wo sehe ich zugeschaltete Gäste? Wo erscheinen die Fragen aus dem Publikum? Und so weiter. wenn alle Beteiligten die Antwort auf jegliche Fragen dieser Art kennen, wenn sie die Grundstruktur und die Abläufe verstehen, wird eine Ablaufregie quasi überflüssig. Eine gute Vorbereitung gibt Sicherheit. Wer sich sicher fühlt, kann auch im Fall einer Panne in seinem Element bleiben und sich voll und ganz auf seine Aufgabe konzentrieren. Darum sind Durchlaufproben Pflicht. Dabei überprüfen wir, ob das theoretische Konzept in der Praxis tatsächlich funktioniert und ob die Veranstaltung den gewünschten roten Faden hat. Schließlich wollen die verschiedenen Veranstaltungselemente harmonisch miteinander verbunden sein.
Mut zur Unperfektion: Wenn alles völlig perfekt und glatt läuft, ist das wenig überraschend – und manchmal sogar langweilig. Live heißt, dass auch mal etwas Unvorhergesehenes passiert. Gerade das macht den besonderen Charakter von Live-Events aus. Oft entstehen dadurch besonders spannende oder witzige Situationen. Also: einfach mal passieren lassen, locker bleiben – und dann flexibel reagieren.
Wo immer möglich, das Publikum einbeziehen: Gut interagiert, ist halb gewonnen. Denn die größte Herausforderung bei digitalen Events ist und bleibt die Distanz. Daher sollte man jede Chance nutzen, die Teilnehmer in das Event einzubeziehen. Für Auflockerung und einfach zu realisierende Interaktion sorgen Umfragen. Wenn die Teilnehmer via App über einen Sachverhalt abstimmen und live im Studio auf der Video-Wall mitverfolgen können, wie sich die Ergebnisse in Echtzeit verändern, bekommen sie das Gefühl, wirklich dabei zu sein. Mit Multiple-Choice-Antworten ist die Hemmschwelle, sich zu beteiligen, niedrig. Auch offene Fragen, welche die Referenten dann live im Studio beantworten, sind natürlich möglich. Hier kann es bei kontroversen Themen auch mal hitzig werden – was natürlich super ist und die Zuschauer aktiviert.
Der Ton macht die Musik: Und zwar auf allen Ebenen. Eine gute Moderation trifft den richtigen Ton, sie erreicht das Publikum und die Studiogäste. Dabei muss es nicht unbedingt ein gebuchter, professioneller Moderator sein. Oft gibt es eloquente Mitarbeiter, die diese Funktion sehr erfolgreich – und vor allem authentisch – übernehmen. Auch auf technischer Ebene ist der Ton entscheidend: Da die Audio-Qualität des Streams wichtig ist, sind durch die Übertragung auftretende Latenzen sauber auszugleichen. Und ohne professionelles Sound-Konzept, gute Musik und ein packendes Sound-Design geht es ohnehin nicht.

Nach rund einem Jahr ohne persönliche Kontakte sehnen sich viele nach ein bisschen Normalität. Hybride Events sind ein Format, das Vor-Ort- und digitale Elemente kombiniert. Liegt darin die Zukunft?

Ich kann natürlich nicht in die Zukunft blicken. Aber ja, ich kann mir das schon gut vorstellen. Auch aus Gründen der Nachhaltigkeit werden es sich viele Unternehmen gut überlegen, ob sie all ihre Mitarbeiter zu größeren Events an einen Ort einfliegen, wenn sie solche Zusammenkünfte auch digital realisieren könnten. Hybride Events bieten viele Vorteile, und einige Unternehmen werden, denke ich, weiter konsequent darauf setzen.

Lieber Martin, wir danken Dir sehr herzlich für das Gespräch!

Martin Kahl ist Gründer, Geschäftsführer und Head of Production der AUSSENBORDER Filmproduktion GmbH. Als studierter (Video-)Journalist und Kommunikationswissenschaftler war Martin Kahl zunächst als Redaktionsleiter der Pressestelle der Universität Hamburg und bei der Financial Times Deutschland beschäftigt, bis er dann als Teamleiter Corporate Audio/Video bei Hoffmann und Campe Corporate Publishing eine eigene Corporate Video Unit gründete und erfolgreich aufbaute. 2011 machte er sich mit seiner eigenen Filmproduktionsfirma selbstständig.

Möglichkeit zur Vernetzung:
Martin Kahl auf LinkedIn
Martin Kahl auf Xing

Event-Tipp: Auch Haufe veranstaltet mit dem Haufe Summit Real Estate am 18. Mai 2021 eine hybride Veranstaltung, umgesetzt durch die AUSSENBORDER Filmproduktion GmbH. Hier werden Speaker auf einer realen Bühne auftreten, das Publikum wird virtuell teilnehmen. Das Event ist als Talk-Format im Livestream konzipiert und wird von den Referenten, ihrer Fachkompetenz, der Qualität ihrer Inhalte und – nicht zuletzt – auch von Diskussionen geprägt sein. Mit dabei sind zum Beispiel Iris Jachertz, Chefredakteurin der „DW Die Wohnungswirtschaft“, Ulrike Trampe, Editor-at-large der „DW Die Wohnungswirtschaft“ und Dirk Labusch, Chefredakteur der „Immobilienwirtschaft“. Sie werden das Publikum aktiv einbeziehen und es zum Fragenstellen motivieren.

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